Franquiciar un negocio puede ser una vía de crecimiento muy atractiva cuando el modelo ya ha demostrado su funcionamiento y existe capacidad para reproducirlo en otros establecimientos. Sin embargo, convertir una empresa en franquicia exige mucho más que preparar una presentación comercial y comenzar a buscar candidatos.

Saber cómo franquiciar un negocio implica analizar si el modelo puede replicarse, proteger la marca y los activos esenciales, definir correctamente el know-how y preparar una estructura jurídica capaz de sostener el crecimiento de la futura red.

Además, el franquiciador deberá establecer con claridad cómo funcionará la relación con sus franquiciados: qué apoyo prestará, qué obligaciones asumirá cada parte, qué condiciones económicas se aplicarán y cómo se protegerá la identidad común del negocio durante la expansión.

Una planificación adecuada desde el inicio permite crear una red de franquicias más sólida, coherente y preparada para crecer, reduciendo el riesgo de que los contratos, la documentación o los procedimientos queden desfasados a medida que aumenta el número de establecimientos.

Índice

• ¿Cuándo puede un negocio convertirse en franquicia?
• Analizar si el modelo es realmente franquiciable
• Proteger la marca y los activos del negocio
• Definir y documentar el know-how
• Diseñar la estructura de la futura red
• Preparar la información precontractual
• Elaborar el contrato de franquicia
• Definir cánones, royalties y condiciones económicas
• Seleccionar a los primeros franquiciados
• Preparar la asistencia y el soporte de la red
• Adaptar la estructura a medida que crece la franquicia
• Preguntas frecuentes
• Asesoramiento para franquiciar un negocio

¿Cuándo puede un negocio convertirse en franquicia?

No basta con que una empresa tenga buenos resultados para poder reproducir su actividad mediante franquicias. Antes de iniciar la expansión es necesario comprobar que existe un modelo suficientemente definido, experimentado y capaz de ser trasladado a otros empresarios.

La normativa caracteriza la franquicia por la cesión del derecho a explotar un sistema de negocio que el franquiciador ya viene desarrollando con suficiente experiencia, incorporando elementos como una identidad común, la transmisión de know-how y una asistencia comercial o técnica continuada.

Por tanto, cómo franquiciar un negocio empieza mucho antes de buscar candidatos. Primero hay que determinar qué se va a transmitir, cómo podrá reproducirse y qué recursos necesitará la central para acompañar posteriormente a los miembros de la red.

La visión general sobre la relación entre franquiciadores y franquiciados y el asesoramiento de un abogado de franquicias permite comprender las diferentes responsabilidades que aparecerán a medida que se desarrolla el proyecto.

Analizar si el modelo es realmente franquiciable

Una de las primeras decisiones consiste en estudiar si el concepto puede funcionar más allá del establecimiento original y si sus procesos pueden ser reproducidos por empresarios independientes.

Identificar los elementos que hacen diferente al negocio

Conviene analizar cuáles son los factores que aportan valor al proyecto: producto, servicio, metodología, procesos internos, experiencia de cliente, ubicación, tecnología, marca o una combinación de varios elementos.

También resulta necesario distinguir entre aquello que depende directamente del fundador o del equipo original y aquello que puede transmitirse mediante procedimientos y formación.

Comprobar que el modelo puede reproducirse

Una futura red necesita estándares suficientemente claros para que diferentes establecimientos puedan operar manteniendo una identidad y una experiencia coherentes.

Esto obliga a revisar procesos como aprovisionamiento, atención al cliente, sistemas de gestión, formación, marketing, control de calidad o soporte. Si buena parte del funcionamiento depende todavía de decisiones improvisadas, conviene ordenar el modelo antes de iniciar su expansión.

Proteger la marca y los activos del negocio

La marca será uno de los principales elementos que el franquiciador permitirá utilizar a los integrantes de la red. Por ello, antes de crecer resulta necesario comprobar que su situación jurídica permite desarrollar la expansión prevista.

No solo debe protegerse el nombre

Dependiendo del proyecto, también pueden existir otros activos relevantes:

• Logotipos y otros signos distintivos.
• Diseños e imagen de los establecimientos.
• Software y herramientas digitales.
• Manuales y materiales propios.
• Contenidos comerciales.
• Bases de datos.
• Procedimientos internos.
• Secretos empresariales.

La protección de estos elementos debe coordinarse con la documentación de la franquicia para determinar qué podrá utilizar el franquiciado, en qué condiciones y qué ocurrirá cuando finalice la relación.

Definir y documentar el know-how

Una franquicia no consiste simplemente en permitir que otra empresa utilice una marca conocida. El franquiciador debe transmitir un saber hacer propio que permita reproducir el sistema de negocio.

Por ello, antes de incorporar franquiciados conviene identificar qué conocimientos forman realmente parte del know-how y cómo van a transmitirse.

Los manuales ayudan a convertir la experiencia en procesos

Los manuales operativos pueden recoger procedimientos relacionados con apertura, atención al cliente, gestión, comercialización, presentación del establecimiento, utilización de herramientas, proveedores o controles internos.

No se trata únicamente de generar documentación extensa. El objetivo es que los conocimientos esenciales puedan comprenderse, aplicarse y actualizarse a medida que evoluciona la red.

Además, deberá definirse qué información tiene carácter confidencial y qué medidas contractuales se utilizarán para protegerla frente a usos o divulgaciones no autorizados.

Diseñar la estructura de la futura red

Antes de iniciar la captación de candidatos conviene decidir cómo se desarrollará la expansión. No todas las redes necesitan el mismo número de establecimientos, el mismo ritmo de crecimiento ni la misma estructura territorial.

Entre otras cuestiones, será necesario valorar:

• Las zonas prioritarias para crecer.
• El perfil de franquiciado que se busca.
• Las dimensiones de cada territorio.
• Las posibles exclusividades.
• El sistema de aprovisionamiento.
• Los servicios que prestará la central.
• Los sistemas de control y comunicación.
• Los recursos humanos necesarios para dar soporte a la red.

La estructura jurídica debe acompañar al crecimiento comercial

Abrir franquicias con rapidez sin disponer de recursos suficientes para formar, asistir y supervisar a los nuevos establecimientos puede generar problemas a medida que la red crece.

Las obligaciones que asume el franquiciador frente a sus franquiciados deben tenerse presentes desde el diseño inicial, porque la central tendrá que poder cumplir los compromisos que posteriormente incluya en sus contratos.

Preparar la información precontractual

Antes de firmar o recibir determinados pagos, el franquiciador debe facilitar al potencial franquiciado información suficiente para que conozca las características esenciales del proyecto.

La normativa establece una antelación mínima de veinte días hábiles respecto de la firma del contrato o precontrato de franquicia, o de la entrega de cualquier pago al franquiciador.

Entre otros aspectos, la documentación debe abordar la identificación y experiencia de la empresa, la situación de la marca, el funcionamiento de la franquicia, el know-how, la asistencia prevista, las inversiones necesarias, la estructura de la red y los elementos esenciales del futuro acuerdo.

Preparar correctamente la información precontractual de la franquicia permite que el proceso de incorporación sea coherente con las condiciones que posteriormente aparecerán en el contrato.

Cuidado con las previsiones económicas

Cuando se proporcionen al candidato previsiones individuales sobre ventas o resultados de explotación, estas deben basarse en experiencias o estudios suficientemente fundamentados.

Por eso, la documentación comercial y económico-financiera debería revisarse conjuntamente con el resto del proyecto para evitar ofrecer cifras o expectativas que no puedan justificarse adecuadamente.

Elaborar el contrato de franquicia

El contrato será el principal documento para establecer los derechos y obligaciones que vincularán a franquiciador y franquiciado durante la relación.

No conviene utilizar un modelo genérico sin adaptarlo previamente al funcionamiento real de la futura red. El acuerdo debe reflejar cuestiones que ya deberían haberse definido durante la planificación del proyecto.

Qué aspectos deben quedar correctamente regulados

Entre las materias más importantes se encuentran:

• Duración y renovación.
• Canon de entrada y royalties.
• Territorio y exclusividad.
• Uso de la marca.
• Transmisión y protección del know-how.
• Formación y asistencia.
• Sistema de aprovisionamiento.
• Obligaciones de ambas partes.
• Confidencialidad.
• Transmisión del establecimiento.
• Causas de resolución.
• Consecuencias de finalizar la relación.

La redacción del contrato de franquicia y de sus principales cláusulas debe coordinarse con el resto de la documentación para evitar contradicciones entre aquello que se presenta al candidato y las condiciones que finalmente se firman.

Definir cánones, royalties y condiciones económicas

La estructura económica debe ser sostenible tanto para la central como para los futuros establecimientos. Por ello, antes de fijar cantidades conviene analizar qué servicios presta realmente el franquiciador y cuáles son las necesidades del modelo.

Canon de entrada

Puede establecerse una cantidad inicial vinculada a la incorporación a la red. El proyecto deberá determinar qué comprende ese pago y en qué momento se devenga.

Royalties y otras aportaciones

También puede existir un royalty periódico, establecido mediante una cantidad fija, un porcentaje u otra fórmula, así como aportaciones destinadas a publicidad o acciones comunes.

Además, deben tenerse en cuenta posibles ingresos o costes relacionados con suministros, servicios tecnológicos, formación, herramientas o proveedores.

Las condiciones económicas deben quedar suficientemente claras tanto en la documentación previa como en los contratos para que el candidato pueda conocer qué pagos tendrá que afrontar durante la relación.

Seleccionar a los primeros franquiciados

El crecimiento de una red no depende únicamente de captar el mayor número posible de candidatos. Seleccionar perfiles adecuados puede ser especialmente importante durante las primeras etapas, cuando cada nuevo establecimiento tendrá una incidencia considerable sobre la imagen y funcionamiento del proyecto.

Definir el perfil antes de comenzar la expansión

Según el negocio, puede ser necesario valorar experiencia profesional, capacidad de gestión, disponibilidad económica, conocimiento del mercado local o implicación directa en el establecimiento.

También conviene establecer un proceso de selección y negociación homogéneo para evitar que las condiciones esenciales de la red varíen constantemente dependiendo de cada candidato.

Desde la perspectiva del futuro franquiciado, existen numerosos aspectos que deberá analizar antes de elegir una franquicia. Una central preparada debería poder responder con transparencia a esas cuestiones y aportar documentación coherente con el proyecto que está ofreciendo.

Preparar la asistencia y el soporte de la red

La apertura del establecimiento no termina con las responsabilidades de la central. La franquicia se caracteriza también por la prestación de asistencia comercial, técnica o ambas durante la vigencia del acuerdo.

Por ello, antes de comenzar a crecer conviene determinar qué soporte podrá prestarse de forma realista y con qué recursos.

Soporte inicial y continuado

Dependiendo del modelo, pueden establecerse servicios relacionados con:

• Formación inicial.
• Preparación de la apertura.
• Implantación de procedimientos.
• Soporte comercial.
• Marketing.
• Herramientas tecnológicas.
• Actualización del know-how.
• Seguimiento del funcionamiento de los establecimientos.

Cuanto más crezca la red, mayor será la necesidad de sistematizar estos procesos para poder mantener un nivel de asistencia coherente entre los distintos franquiciados.

Adaptar la estructura a medida que crece la franquicia

La documentación y los procedimientos preparados para los primeros establecimientos no tienen por qué resultar suficientes cuando la red alcanza una dimensión mayor o comienza a operar en nuevos mercados.

Por ello, resulta recomendable revisar periódicamente los contratos, manuales, políticas internas y sistemas de soporte para comprobar que continúan adaptados a la realidad de la franquicia.

Expansión nacional e internacional

Cuando la red comienza a desarrollarse en otros territorios pueden aparecer nuevas necesidades relacionadas con contratos, marca, estructuras societarias, master franquicia, proveedores o adaptación a la legislación del mercado de destino.

Contar con asesoramiento jurídico para crear y desarrollar una red de franquicias permite coordinar la planificación comercial con la documentación contractual, la protección de los activos y las obligaciones que asumirá la central durante su crecimiento.